Mit der Inventar-Software effizient Büroausstattungen verwalten und organisieren

Digitalisierung war noch nie smarter: Büroausstattung dokumentieren

Haben Sie noch einen Überblick über Ihre Büromöbel bzw. Equipment in Ihrem Unternehmen?
Büromöbel dienen in erster Linie der Büro- und Verwaltungsarbeit und sollen diese möglichst vereinfachen sowie effizient unterstützen. Sie stellen einen erheblichen Vermögenswert für das Unternehmen dar. Hierzu gehören eine Vielzahl an unterschiedlichen Ausstattungen, an die, bei der Inventarisierung, nicht unbedingt immer gedacht wird. Dies ist nicht nur der klassische Schreibtisch oder Computertisch, sondern auch Druckertische zum Aufstellen eines Druckers, oder auch Besprechungstische, Stehtische (Pulte), usw..

Damit Sie sämtliches Büroequipment in Ihrem Unternehmen im Griff haben und jederzeit auf Grundlage Ihrer Datenbasis ein effizientes Inventarmanagement durchführen können, sollten Sie sich durch eine entsprechenden professionellen Software-Lösung unterstützen lassen.

Durchweg digital: Mit der Inventar-Software auch den Umzug organisieren
Mit der Inventar-Software der Hoppe Unternehmensberatung lassen sich nicht nur Büroausstattungen und IT-Equipment effektiv verwalten, sondern die Software unterstützt darüber hinaus bei allen Formen von Firmenumzügen und Betriebsverlegungen. Mit der Inventarverwaltung können die Umzüge von Mitarbeitern, Abteilungen, oder einzelnen Arbeitsplätzen geplant und organisiert werden.

Basis für das Umzugsmanagement sind die im Vorfeld erfassten Daten aus der Inventarisierung, wie beispielsweise Anschaffungszeitpunkte, Garantie- und Wartungsfristen, Kaufwert, eventuelle Reparaturen, Historie und den Aufenthaltsort (Räume, Personen), usw.. Die Inventarverwaltung von Hoppe Unternehmensberatung bietet hier noch zusätzliche Funktionalität bzw. Auswertungs- und Analysemöglichkeiten und natürlich verschiedene Import-/Export-Funktionen.

Eine gute Datenbasis ist eine wichtige Grundlage für das Inventarmanagement
Mit der Inventarverwaltung werden auch sämtliche Räume und deren Grundrisse erfasst. Hierzu stehen vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie zur Verfügung. Die Darstellung orientiert sich an der allgemein bekannten Baumstruktur des Windows Explorers und erleichtert damit den Umgang mit dem Programm. Bis zu vier Ebenen nach Ort / Raum, Gruppe, Kostenstelle und Kategorie lässt sich die Datenstruktur hierarchisch unterteilen.

Alle erfassten Inventargüter können mit entsprechenden Anhängen, wie etwa Bilder, Raumbeschreibungen oder Rechnungen unterlegt werden. Mit den umfassenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten lassen sich die Daten des Inventarplaners grafisch übersichtlich und mit fast jedem gewünschten Detaillierungsgrad darstellen.

Die mobile Erfassung beschleunigt den Inventarisierungsprozess erheblich
Alle Anwender haben über das Netzwerk parallelen Zugriff auf die mandantenfähige und mehrsprachige Inventarverwaltung. Der Anwender wird auch durch umfassende Such- und Filterfunktionen unterstützt. Mit der Volltextsuche entfällt langes Suchen und
Recherchieren.
Für die mobile Erfassung von Inventargütern hat die Hoppe Unternehmensberatung eine sehr effiziente und intuitiv handhabbare App für iOS und Android entwickelt. Das Inventargut kann hierbei mit unterschiedlichen Informationen, wie beispielsweise Bildmaterial ergänzt werden und wichtig für das Umzugsmanagement auch Geo-Daten lassen sich für jeden Datensatz erfassen und speichern.

Der integrierte Scanner erspart hierbei eine aufwendige Inventarisierung. Mit den auf Möbelstücke und Geräte aufgeklebten Barcodes, lässt sich die Inventarisierung erheblich beschleunigen. Hingegen erfolgt die Inventarisierung der IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks in der Regel über die Seriennummern. Der Barcodescanner hilft, manuelle Eingabefehler auf ein Minimum zu reduzieren. Die per App erfassten Daten können dann als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox in die Inventarsoftware importiert werden. Die Inventarsoftware verfügt hierbei über eine umfangreiche Auswahl an Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

Alles aus einer Hand rund um das Thema Inventur und Asset Management
Die Inventarsoftware beseitigt den hohen Aufwand bei der manuellen Inventarisierung von Mobiliar, IT-Equipment, Geräten, Werkzeugen, Pflanzen, Kunstgegenständen etc.
Digitalisieren Sie die Prozesse der Inventarverwaltung von der Neuaufnahme bis hin zu Aktualisierung. Die Inventar-Software steht für einfaches Handling. Die Anlageninventur wird vollständig automatisiert.
Das komplette Mobiliar oder das IT-Equipment wie auch Geräte und Werkzeuge und auch Schlüssel werden einfach und bequem inventarisiert.

Vermeiden Sie Fehler bei der Eingabe der Inventar-Nummer
Die Verwendung von Barcode Etiketten oder RFID Tags sorgt für eine schnellere und zuverlässigere Dateneingabe. Die mobile Erfassung der Barcode Etiketten beseitigt Fehler bei der manuellen Eingabe der Inventarnummer.

Kontaktieren Sie uns unter:
eMail: info@Inventarsoftware.de
oder Telefon: +49(0)6104/65327

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Fazit
Mit der Inventarsoftware sorgen Sie für die notwendige Transparenz in der Inventarverwaltung. Das Inventarverzeichnis wird mit Blick auf die nächste Betriebsprüfung ohne großen Aufwand auf den aktuellen Stand gehalten. Unter Verwendung zusätzlicher integrierter Lösungen für das Scannen von Barcodes, kann der Aufwand bei der Inventarisierung im erheblichen Maße reduziert werden. Auf Grundlage eines ausführlichen Inventarverzeichnisses hat der Anwender stets den Überblick über sämtliche Vermögensgegenstände. Dies ist insbesondere wichtig für ein effizientes Umzugsmanagement. Auch lassen sich die Kosten für Ersatzbeschaffungen exakt kalkulieren und Finanzmittel zielgenauer einsetzen. Hierdurch können Fehlinvestitionen vermieden werden.

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So haben Sie als Facility Manager den Inventarbestand im Blick
Um jederzeit die notwendige Transparenz sicherstellen zu können, müssen die notwendigen Daten und Informationen in einer Inventarsoftware dokumentiert werden.

Um auf Knopfdruck eine Übersicht über das Inventar zu erhalten sind folgende Punkte einer moderner IT-Lösungen für Sie hilfreich.

  • jedes Inventar bedarf einer eindeutige Kennzeichnung und Identifizierung
  • Der Standort / Aufenthaltsort des Inventars muss dokumentiert werden.
  • Eine Inventarkategorie hilft um verdichtete Reports zu erstellen
  • Die meistern Inventargüter sind Bestandteil des Anlagevermögens
  • Darstellung der Bewegung von Inventargütern bei einem Umzug
  • Jede Bewegung und Veränderung im Inventar wird in der Inventar-Historie festgehalten

Smartphones und Tablets sorgen dafür, dass Informationen überall verfügbar sind und Daten direkt erfasst werden können.
Prozesse lassen sich dadurch weiter digitalisieren und werden noch schlanker.

Effektivität und Effizienz nehmen in der Inventarverwaltung zu
Der Einsatz von Smartphones und Tablets ist im Bereich der Inventarisierung eine sinnvolle Ergänzung.

  • Inventarkennzeichnung: Kennzeichnen Sie jedes Inventar mit einem Barcode-Etikett.
  • Barcodescanner liest die Inventar-Barcode-Etiketten. Meistens wird der Barcode "Code39" genutzt.
  • mobile Erfassung ist auch über den Einsatz einer Smartphone APP möglich

Inventar (wie Bürostuhl Schreibtisch, PC oder Notebook) effizient dokumentieren.
Unser Inventarisierungssystem ist eine Softwarelösung zur Unterstützung des Bereiches Facility Management und Asset Management. Dieses System hat sich längst in den meisten Firmen etabliert und ist dort im Einsatz. Die Software wird sowohl zur Dokumentation der Büromöbel wie Schreibtische, Büroschränke und Bürostühle im eigenen Unternehmen als auch für EDV Equipment wie Computer, Notebooks, Handys, und Drucker genutzt.

Die Basis aller Inventarlisten ist die vollständige und strukturierte Abbildung der zu Inventargüter.
Die Strukturierung ist in der Inventarsoftware mehrdimensional gestaltet. Dies geschieht zum Beispiel nach räumlichen oder gruppierungstechnologischen Gesichtspunkten. Alle relevanten Informationen zum Inventar ( wie Bürostuhl Schreibtisch, PC oder Notebook ) sind aus der Hauptstruktur alle Inventargegenstände heraus erreichbar.

Mit der Inventarsoftware verfügen Sie über ein Konzept für die Digitalisierung der Inventarisierung.
Die Hoppe Unternehmensberatung mit Sitz in Heusenstamm bei Frankfurt wurde 1988 gegründet und ist im gesamten deutschsprachigen Raum vertreten. Sie richtet sich mit ihrer intuitiven Inventarsoftware an Unternehmen jeder Größe und Branche.
Von Büromöbeln wie Bürotische, Büroschränke, IT-Equipment, Geräte, Maschinen und Werkzeugen ist jede Art von Inventar in der Inventarverwaltung einfach zu verwalten.




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Dann kontaktieren Sie uns.
Gerne stehen wir Ihnen beratend bei, um Ihnen die passende Lösung zu bieten.
Telefon: 06104/65327