Verwaltung von Inventargütern

Inventarisierung der Betriebsmittel und Protokollierung mit der Inventarsoftware
Sicherheit steht an erster Stelle und es ist unerlässlich, dass Arbeitsmittel und Betriebsmittel ordnungsgemäß inventarisiert werden.

Die Notwendigkeit der Inventarisierung ist offenkundig und so ist in den letzten Jahren der Bedarf nach einem Nachweis der Inventardokumentation gestiegen - der Nachweis der Regelbefolgung und die Vorlage von Inventarlisten werden immer wichtiger.

In der Vergangenheit waren Papierprotokolle anfällig für Fehler und mit der übergroßen Abhängigkeit von manueller Eingabe ein Hindernis für die Produktivität. In den letzten Jahren hat die Digitalisierung viele Chancen aufgetan und neue Inventarisierungslösungen machen sich nun die verfügbaren digitalen Technologien zunutze.

Als Entwickler der in Deutschland Österreich und Schweiz führenden Inventarverwaltung, hat die Hoppe Inventarsoftware eine einzigartige Position inne:
Das Verständnis der täglichen Routine der Inventarmanager, Inventarverantwortlichen, sowie der Facility Manager, die die Inventarisierung koordinieren. Das Tool unterstützt im Inventarmanagement und macht die regelkonforme Dokumentation der Inventargüter so einfach wie möglich.
Der Inventarsoftware von HOPPE bietet eine Lösung, die digitale Aufzeichnungen erfasst und sie automatisch in Stammdaten integriert.

Bürmöbel mit Inventarnummer eindeutig kennzeichnen
Wichtig ist, dass jedes Betriebsmittel inventarisiert und mithilfe von Stammdaten für jedes Inventar in einer Inventarliste erstellt werden kann. Zu den Stammdaten gehören insbesondere die Bezeichnung der Inventargruppe, die Inventarnummer, der Standort, der Inventarverantwortliche, Inventarnummer sowie das Datum der letzten Überwachung. Jedes Inventar sollte über einer Inventar- oder Betriebsmittelnummer mit einem Barcode-Etikett eindeutig identifizierbar und unterscheidbar gekennzeichnet sein.

Inventarmanagementsoftware als Erfolgsfaktor
Mithilfe von geeigneten Formblättern ist eine manuelle Vorgehensweise im Inventarmanagement durchaus erlaubt; dennoch bietet eine Inventarmanagement-Software zahlreiche Vorteile.
So bietet die Inentarsoftware nicht nur eine mobile Efassung mit BArcode Scanner und app für iPhone / Android, sie ermöglicht zudem eine effiziente Betriebsmittelverwaltung und Überwachung aller Inventargüter, sowie eine Vielzahl von statistischen Analysen und grafischen Auswertungen.

Wirtschaftlichkeit im Inventarmanagement verbessern - Kosten senken
Aus unternehmerischer Sicht ist es notwendig, die Produktivität und damit die Wirtschaftlichkeit des Inventarmanagement immer wieder zu verbessern – soweit es mit den verfügbaren technischen und organisatorischen Mitteln möglich und rechtlich zulässig ist. Wenn Zyklen der Inventarisierung verändert oder verbessert werden, beeinflusst dies meist die Kosten.

Eine wichtige Aufgabe des Inventarmanagement ist es deshalb, immer einen Überblick über das Betriebsinventar zu haben. Das ist die Controlling-Aufgabe für den Inventarmanager, die Sie mit der Inventarsoftware im vollen Umfang abdecken.

Unser digitale Inventarmanager beantwortet dir vor allem folgende Fragen:

• Wo genau befindet sich ein Inventar?
• Wer ist der Nutzer dieses Inventar?
• Wann wurde dieser Gegenstand zuletzt inventarisiert?

Damit die Inventarverwaltung diese Antworten zuverlässig geben kann, wird zunächst eine übersichtliche Verwaltung der Standorte vorgenommen. Ebenso werden die Auswahllisten für die Nutzer und die Kategorien im Vorfeld definiert.

Bei den Etiketten wird unterschieden in Barcode-Etiketten, QR-Etiketten oder RFID-Etiketten

• Barcode-Etiketten: Der Strichcode (z.B. Code39, EAN, ...) ist die Wahl in fast allen Lebenslagen der Inventarisierung. Ideal für kleine Geräten oder Büromöbel.
• QR-Etiketten: Diese Etiketten können Platz sparen, sind aber oft auch leichter vom Inventargut zu entfernen. Auch sind sie etwas abnutzungsempfindlicher, da sie bereits bei abgewetzten Pixeln allenfalls unlesbar werden.
• RFID-Etiketten: Hier steckt die Inventarnummer in einem Speicherchip auf dem Etikett. Dieses kann aus Kunststoff sein und wie ein Aufkleber aussehen. Praktisch ist der Einsatz von RFID-Technologie zur Beschleunigung der Inventur. Als RFID-Lesegeräte kann ein NFC fähiges Smartphone genutzt werden.

Inventarmanagement - Inventarsoftware ist bislang einzigartig
Obwohl es bereits viele Möglichkeiten zur Inventarisierung von Büromöbel, Schreibtische, Werkzeuge und Geräte gibt, ist die Inventarsoftware bislang einzigartig. Aufgrund der Kompatibilität mit dem Inventarmanagement ist das Tool bei zahlreichen Anwendern im Einsatz. Auch die Facility Management loben das System, von dessen Auswertungen sie ebenfalls profitieren.

Zusammenarbeit mit verschiedenen Planungs- und Inventarmanagern
Als „On Promise“ Lösung vereinfacht die Inventarverwaltung die Zusammenarbeit mit verschiedenen Planungs- und Inventarbeteiligten. So lassen sich interaktive Prozesse unkomplizierter und reibungsloser umsetzen und Informationen Teammitgliedern schnell und effizient zur Verfügung stellen.

Auf einer gemeinsam genutzten und von allen Teammitgliedern lesbaren Plattform können Sie Ihr Inventar markieren, prüfen und mit Kommentaren versehen. Auch das Ansprechen von Mängeln, eine Aufgabenverteilung oder das Erstellen von To-Do-Listen ist machbar – selbst vom Mobiltelefon aus.

Dazu kommt die Möglichkeit, Inventargüter mit einer GPS-Funktion für Geodaten in der Inventarverwaltung zu ergänzen, um ein Inventar exakt zu verorten. Die Inventarverwaltung spart Kosten und Zeit und reduziert Fehler bei der Dokumentenkontrolle.

Alle Downloads zur Inventarverwaltung

Möchten Sie mehr über die Funktionen von der HOPPE Inventarverwaltung als Software für Inventarisierung erfahren? Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Kontakt.

Im persönlichen Beratungsgespräch stellen wir Ihnen die Vorteile der Inventar-Software gerne vor.

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Dann kontaktieren Sie uns.
Telefon: +49(0)6104/65327